HP past de theorie van the Office of the Future in de praktijk toe
Thuiswerker, je bent geen lone ranger. Want we werken al 6 maanden massaal en maximaal van thuis. Misschien zag je even het bos niet meer door de bomen toen thuiswerk tot norm uitgeroepen werd, maar vind je dit ondertussen wél prettig en wil je kantoorwerk met thuiswerk combineren in de toekomst. HP schetst in the Office of the Future hoe we stilaan evolueren naar een moderne werkomgeving waarbij we thuiswerk en kantoorwerk combineren. Benieuwd hoe thuiswerk verloopt bij HP zelf en hoe de werknemers er zich bij voelen? Wij vroegen het aan enkele HP-medewerkers.
“Ieders veiligheid primeert. Niet waar of wanneer je werkt.”
Koen Van Beneden aan het woord.
HP: al 60 jaar ervaringsdeskundige op het vlak van thuiswerk. “Alles begint bij vertrouwen en zelfsturing”, licht Koen Van Beneden, Managing Director HP België & Luxemburg, toe. “We verhogen het verantwoordelijkheidsgevoel van onze werknemers door hen zelf hun werkdag te laten indelen. Deze filosofie maakt al lang deel uit van de cultuur bij HP. Wij denken aan het resultaat, niet aan de plaats of het moment waarop er gewerkt wordt. We zijn allemaal volwassenen en kunnen individueel beslissen of, wanneer en hoe vaak we thuiswerken. Want iedereen is uniek en heeft andere behoeften.”
“We zijn er voor onze klanten, ook nu.”
Sinds de lente van 2020 wordt er bij HP wereldwijd voltijds van thuis gewerkt, met uitzondering van een beperkt aantal werknemers waarbij hun functie het niet toelaat om van thuis te werken. Denk maar aan medewerkers van R&D of productie. Heel af en toe wordt er ook een uitzondering gemaakt op de thuiswerkregel. “Als een klant bijvoorbeeld een toestel echt wil zien en ervaren vooraleer over te gaan tot aankoop, dan spreken we af en ontmoeten we elkaar. Uiteraard met de nodige veiligheidsmaatregelen. We zijn er voor onze klanten, ook nu.”, zegt Koen Van Beneden.
“Samen beperken we besmettingen en evolueren we naar een hybride kantoor in de toekomst.”
Waarom HP besloot om alle medewerkers voltijds thuis te laten werken en de keuze niet aan de medewerkers zelf liet? “Veiligheid primeert. Zowel die van onze medewerkers als die van onze medemens. Het is HP’s sociale verantwoordelijkheid om mee te zorgen voor ieders welzijn. We hebben onze medewerkers dus verplicht om voltijds thuis te werken. Net omdat we weten dat onze werknemers vertrouwd zijn met thuiswerk en ook thuis enorm productief zijn. We beseffen dat dit geen evidente situatie is en proberen er dan ook het beste van te maken. Uiteraard kijken we ernaar uit om te evolueren naar een situatie waarin onze werknemers opnieuw zelf de keuze kunnen maken om op kantoor of thuis te werken en dus ook zelf hun werkweek in te kunnen delen naargelang hun persoonlijke behoeften.”
Of er voorzien werd in extra tools? “Onze medewerkers beschikten al over apparatuur die door de jaren heen uitgedeeld werd. Nu denken we na over de toekomst: moeten we structureel een thuiskantoor voorzien? Want we verwachten een andere invulling van het kantoor in de toekomst. We evolueren naar een hybride werkplek waarbij er zowel op kantoor als thuis gewerkt wordt. In het thuiskantoor zullen we ons toeleggen op focustaken en operationeel overleg. Om creatief samen te werken, te coachen en in team te overleggen, gaan we dan weer naar kantoor. Beide werkplekken vullen elkaar aan en vormen zo een mooi geheel.”
“We erkennen en benoemen de situatie.”
Hoe zorg je er als organisatie voor dat de innerlijke rust bewaard blijft nu werk en privé blenden? “Vanaf dag 1 benoemden we de situatie bij HP. Want vaak is het moeilijk voor werknemers om écht zichzelf te zijn in deze bijzondere omstandigheden. Wereldwijd en ook lokaal sturen we boodschappen naar onze werknemers. We leggen uit wat onze persoonlijke frustraties zijn, hoe we zelf de situatie ervaren en hiermee omgaan. Je hoeft niet strak in het pak te zitten en het is oké om gefrustreerd te zijn over het hoge aantal virtuele meetings en gebrek aan echt oogcontact. Zo maken we het benoembaar. Ook organiseren we tweewekelijkse calls waarin we opnieuw de situatie erkennen.”
“Erkennen is belangrijk, maar het zien is misschien nog belangrijker … Zo kwam mijn zoontje naast mij zitten tijdens een meeting. Hij vroeg om aandacht en dus nam ik hem bij mij. En dat is oké. Op die manier zien collega’s dat ook ik in dezelfde situatie zit en af en toe afgeleid ben.” Een extra schouderklopje geeft HP dan weer door medewerkers te verrassen met een inspiratiebox of een gezonde lunch en die samen virtueel op te eten.
“We kiezen resoluut voor een individuele aanpak.”
Of Koen enkele tips kan meegeven om ook thuis even productief te werken als op kantoor? “Tips zijn nogal algemeen en kunnen belerend overkomen. Wij pakken het liever individueel aan. We willen begrijpen hoe onze medewerkers zich voelen en hoe we hen kunnen helpen.” En dat vindt Koen nog het moeilijkst … Hij mist het face-to-face-contact met collega’s, het kunnen zorgen voor hen en zien wat ze missen.
“Thuis produceer je meer.”
Toch staat hij positief tegenover thuiswerk: “Thuis ligt de focus anders. Ik krijg meer geproduceerd thuis dan op kantoor. Voor mij betekent thuiswerk de mate waarin je focuswerk gedaan krijgt. Bovendien maak ik thuis ook veel meer mee en dat doet wat met een mens. In de toekomst ga ik toch 2 of 3 dagen per week thuiswerken om focustaken af te handelen. Op kantoordagen zal ik dan echt samenzitten met onze mensen en is er tijd voor overleg. Zo vullen het thuiskantoor en het kantoor als ontmoetingsplek elkaar perfect aan.”
“Thuiswerk maakt me op alle vlakken beter.”
We citeren Gerty Seutens.
Gerty Seutens, Category Manager Business Desktops, Notebooks & Mobility, sluit zich hierbij aan. Voor Gerty is thuiswerk een gekende manier van werken. Want vroeger werkte ze al 1 of 2 dagen per week van thuis. “Thuiswerk is voor mij heel belangrijk want het geeft me de nodige vrijheid en het verhoogt ook de levenskwaliteit. Je kunt bijvoorbeeld een tandartsbezoek inplannen op de middag. Heb je die thuiswerkoptie niet, dan moet je zulke zaken bijvoorbeeld na een werkdag inplannen en moet je je dus weer haasten. Hierdoor verhoog je het stressniveau.” Gerty zal - net zoals Koen - in de toekomst meer thuiswerken. “In de toekomst zal ik 1 hele of 2 halve dagen op kantoor gaan werken om bijvoorbeeld te vergaderen. De andere dagen plan ik thuiswerk in zodat ik me echt kan concentreren op focustaken.”
“Thuis kan ik bergen werk verzetten”.
En of ze zich thuis kan concentreren … Ze heeft bergen werk verzet sinds ze voltijds thuiswerkt. Net omdat ze zich beter kan concentreren in haar thuiskantoor. Was het voor haar dan piece of cake om plotseling voltijds thuis te werken? Absoluut niet. “In het begin was het zeer hectisch om voltijds thuis te werken en de kinderen te ondersteunen bij het e-leren. Vanaf de zomervakantie bracht thuiswerk rust. Het is een hele verademing om bijvoorbeeld niet in de file te staan en de werkdag met een fris hoofd aan te kunnen vatten. Thuiswerk maakt me op alle vlakken beter.”
“Neem voldoende pauze en denk ook aan ergonomie.”
Gerty raadt wel aan om voldoende pauze te nemen en aandacht te besteden aan ergonomie. De juiste tools als een tweede scherm laten je productiever werken en verminderen fysieke ongemakken.
Of ze nog een leuke anekdote wil delen? Gerty’s lach spreekt boekdelen. “Thuis maak je andere dingen mee dan op kantoor. Tijdens een training bijvoorbeeld viel de internetverbinding weg omdat de kinderen tegelijkertijd op een oude laptop streamden. Luidkeels – in de onwetendheid dat mijn microfoon nog aanstond én dat het geluid wel doorging - riep ik door het huis dat die laptop onmiddellijk af moest. Tja … het kan iedereen overkomen, toch?”
“De mens is flexibel, maar heeft toch nood aan een gezond evenwicht.”
We citeren Wim Vandebergen en Nadia Decoster.
Wim Vandebergen, Commercial Channel Leader HP BeLux, en Nadia Decoster, Personal Assistant, pikken hier graag op in. Ook voor hen was het even schrikken om voltijds thuis te werken. Maar na 6 maanden thuiswerk hebben ze een goed evenwicht gevonden en stellen ze vast dat de mens bijzonder flexibel is. Wel hebben ze allebei meer nood aan beweging sinds ze volledig thuiswerken. “De buitenlucht opsnuiven en bewegen geeft ook mentale rust. En dat is heel belangrijk nu werk en privé blenden.”
“Het menselijke contact is anders als je thuiswerkt.”
Goede tools zijn volgens Wim onmisbaar in het thuiskantoor. “De juiste tools helpen je om ook thuis productief aan de slag te gaan. Zo kun je perfect met bestaande klanten virtueel vergaderen. Al vervangen virtuele meetings uiteraard niet de menselijke warmte.” Het virtueel opbouwen van een nieuw netwerk vindt Wim dan weer een uitdaging. “Het buikgevoel is moeilijk te voelen als je virtueel vergadert.”
“Thuiswerk heeft een positief effect op het mobiliteitsprobleem.”
Toch zal ook Wim in de toekomst meer online meetings houden met zijn bestaande klanten. “Geen vervelende files meer maar extra tijd om aan jouw klanten te besteden. Bovendien verhelp je als thuiswerker het mobiliteitsprobleem en stoot je zo ook minder CO2 uit. Kortom, je werkt mee aan een duurzamere wereld. En dat is fijn om te weten.”
“Een virtueel schouderklopje.”
Wekelijks maakt Wim tijd om met zijn medewerkers virtueel te praten over bijvoorbeeld het gezin. “Een informeel gesprek – zoals we dat op kantoor bij de koffiemachine zouden hebben - met de camera aan zodat je elkaar ook effectief ziet. Dat voedt gewoon de sociale interactie. We proberen elkaar ook schouderklopjes te geven door cadeautjes uit te delen. Die cadeaus worden dan tijdens de meeting geopend. Zo proberen we de fijne sfeer toch te behouden.” En die fijne sfeer en toffe collega’s mist Nadia ook. “Enerzijds mis ik de collega’s en de gezellige sfeer, anderzijds ben ik dankbaar om van thuis te kunnen werken. Nu pas realiseer ik me ook hoeveel tijd je wint door niet in de file te staan.”
“Een mix van thuiswerk en kantoorwerk om het menselijke aspect te waarderen.”
Als we Wim vragen hoe hij de toekomst ziet, dan hoopt hij dat we een mooie mix van thuiswerk en kantoorwerk zullen hebben zodat het menselijke aspect gewaardeerd blijft. Want voor hem is sociaal contact en aandacht voor het individu heel belangrijk.
“Focus op wat je moet doen.”
Nadia kan zich thuis dan weer veel beter concentreren. Want in haar thuiskantoor wordt ze minder vaak onderbroken. “Focus op wat je moet doen en doe geen 100 zaken tegelijkertijd. Zo zul je ook thuis productiever werken.”, besluit Nadia.
HP als rolmodel van thuiswerk
HP is het schoolvoorbeeld van thuiswerk. Al jaar en dag is thuiswerk geïntegreerd in de HP-cultuur waardoor de medewerkers een groter verantwoordelijkheidsgevoel ervaren en werk en privé dus beter op elkaar kunnen afstemmen. In the Office of the Future tekent HP deze theorie uit voor jou. Benieuwd hoe jij jouw organisatie toekomstproof kunt maken en kunt evolueren naar een hybride werkomgeving? Ontdek meer.
