STAP 1 - Het vooronderzoek

29.06.2018

Elk LaMA traject start met een uitgebreid vooronderzoek voor het project. We bakenen de zone waarin we zullen werken af en identificeren de belangrijkste stakeholders. Nu gaan we op zoek naar alle relevante stakeholders binnen de projectzone zoals bijvoorbeeld bewoners, het gemeentebestuur, een buurtvereniging, de middenstand of politie. Een goede representatie van alle belanghebbenden is cruciaal. We dompelen onszelf onder in de lokale context van de gebruiker. We observeren, bestuderen en praten met de personen ter plaatse. Op deze manier proberen we uit te pluizen hoe het probleem precies ervaren wordt. Via interviews met alle betrokkenen worden mobiliteitsproblemen blootgelegd en gedocumenteerd. Deze informatie is het startpunt van de eerste co-creatiesessie, die zo direct kan inzetten op het zoeken naar oplossingen.

 

To Do

  1. Zone afbakenen en goed omschrijven waarom je voor die zone kiest
  2. Stakeholders in kaart brengen
  3. Onderzoek: verleden, heden en toekomst
  4. Interviews ter plaatse
  5. Deelnemers zoeken voor de co-creatiesessies

Aandachtspunten & tips

Zorg voor intern draagvlak. Zowel bij bestuur als collega’s en andere diensten. Goede participatie en co-creatie lukt pas als je gesteund wordt en formeel voldoende tijd en middelen krijgt. Zorg ervoor dat het bestuur mee is en het engagement neemt om aan de slag te gaan met de input..

Baken je doelgroep zo helder mogelijk af. Wie wil je rond de tafel hebben? Wie is er betrokken? Zorg voor een goede mix, experts, inwoners, ervaringsdeskundigen,.... Afhankelijk van dit antwoord kun je geschikte partners zoeken om je doelgroep warm te maken en mee uit te nodigen.

Doe het niet alleen. Ga na wie je nodig hebt om de doelgroep en stakeholders te bereiken. Zoek tussenpersonen, ambassadeurs of trekkers die mee kunnen uitnodigen. Zoek naar collega’s die mee kunnen helpen (vb. participatieambtenaar, andere diensten die een participatietraject hebben georganiseerd, collega’s uit een wijk). Vergeet de traditionele organen niet: betrek de adviesraden, verenigingen en organisaties. Gebruik hun engagement en kanalen. Leg je oor te luisteren bij collega’s uit andere gemeenten.

Interviewen

De bevindingen en verkregen inzichten uit de interviews zijn nodig om de uitdagingen te definiëren waarmee je tijdens de co-creatiesessies aan de slag gaat. (zie stap 2)

Wat wil je te weten komen?

  • Wat is het probleem van de afgebakende zone per stad? We willen geen grote verrassingen meer op het cocreatiemoment. Welke zijn de grote issues? Aan welke zaken ligt het probleem?
  • Zorg voor veelzeggende quotes uit de interviews en beschrijf de ervaring van de geïnterviewden met de mobiliteit in de afgebakende zone en de voor hen relevante factoren daarin.
  • Ga bij het verwerken van de interviews op zoek naar richtlijnen die in acht moeten genomen worden bij het bedenken van nieuwe oplossingen. Misschien praatten meerdere geïnterviewden over mogelijke oplossingen (voor de probleemzone) die allen een gemene deler hebben? Of misschien werden reeds andere initiatieven genomen in de probleemzone (of elders in de gemeente) die slaagden vanwege een andere gemene deler? Naar die gemene delers zijn we op zoek.

Tips om de interviews af te nemen:

  • Bereid een 10-tal vragen voor die je zeker wenst te bespreken, maar laat tijd om op elke vraag dieper in te gaan. 
  • Zorg ervoor dat je met 2 personen bent om het interview af te nemen: 1 iemand stelt vragen & gaat dieper in op de antwoorden + 1 iemand assisteert (documenteert)
  • Neem een geluidsopname van het interview - zo kan je antwoorden waarvan je voelde dat die belangrijk waren woord voor woord citeren.
  • Begin elk interview steeds met een korte voorstelling van jezelf, het project & waarom er interviews worden afgenomen. Benadruk dat elk antwoord een goed antwoord is en dat dit anoniem is (geruststellen).
  • Stel open vragen (geen ja/nee antwoorden). Vb. “Vertel eens over…” of “Hoe ervaar je …” Als er toch een Ja/Nee antwoord komt, vraag door naar de reden erachter.
  • Gebruik de “5x Waarom” methode. Dit voorkomt dat je te snel een conclusie trekt. Lees hier uitleg over de methode, en bekijk hier een praktisch voorbeeld.
  • Documenteer de situatie : neem een foto en/of video van de geïnterviewde, vraag demografische gegevens (leeftijd, beroep, gezinssituatie). Onder welke stakeholder vielen de meeste antwoorden te catalogiseren?
  • Vraag steeds goedkeuring aan de persoon om zijn/haar foto te mogen gebruiken achteraf. Hecht hier niet teveel belang aan zodat de persoon niet onnodig argwaan krijgt. Meer info hier.
  • Eindig elk interview met een korte schets van wat er gaat gebeuren met de input van de geïnterviewde & nodig hem/haar uit naar de cocreatiemomenten. Neem blad & pen mee (of beter: tablet) waar geïnterviewde emailadres kan ingeven om uitgenodigd te worden. Vraag geïnterviewde om ook buren/stadsgenoten uit te nodigen & geef een flyer (als die er is).
  • Verwerk meteen na het interview de eerste indrukken en belangrijkste learnings. Wat waren enkele oplossingen die de geïnterviewde zelf al heeft gedacht? Wat waren enkele goeie quotes? Voorbeeld van een filmpje met goeie quotes

Ondersteunende documenten

STAP 2 - Uitdagingen definiëren